Fristen & Reservierungen
Rückgabedatum je Objekt, Erinnerungen und Mahnungen, Reservierungen für einen Zeitraum und Vormerkungen mit Warteliste: depositoo behält die Fristen im Blick, damit Du es nicht musst.
30 Vorgänge pro Monat und 50 Inventar-Objekte kostenlos
Leihfristen
Die Frist wird vorgeschlagen — Du kannst sie jederzeit ändern.
Beim Verleih schlägt depositoo für jedes Objekt ein Rückgabedatum vor. Du übernimmst es, änderst es — oder verleihst ohne Frist als Dauerleihgabe.
Eine Standard-Leihfrist für Dein Team, abweichend je Kundenkategorie, Objekt-Kategorie oder einzelnem Objekt — z. B. Bücher 28 Tage, Beamer 3 Tage.
Hinterlege Öffnungszeiten, Schließtage und die Feiertage Deines Bundeslands. Fällt eine Frist auf einen Schließtag, verschiebt sie sich auf den nächsten Öffnungstag.
Nur, was Du brauchst
Beim Registrieren wählst Du, wofür Du depositoo nutzt: Bücherei, Verein, Schule, Verleih & Werkstatt oder Unternehmen & Events. Das Profil setzt sinnvolle Voreinstellungen. Erinnerungen, Vormerkungen, Gebühren und Kundenportal schaltest Du jederzeit in den Einstellungen ein oder aus.
Erinnerungen & Mahnungen
Du legst fest, wann erinnert und gemahnt wird — z. B. drei Tage vorher, am Fälligkeitstag und in mehreren Mahnstufen danach. Auf Wunsch sperrt eine Stufe die Person für weitere Ausleihen.
Wer mehrere Objekte hat, bekommt eine gebündelte Mail statt vieler einzelner. Eine Vorschau zeigt Dir vorab, wer heute eine Erinnerung erhält.
Personen ohne E-Mail-Adresse — oder deren Mail nicht zugestellt werden konnte — landen in der Liste „Manuell erinnern“: mit Telefonnummer und Mahnbrief als PDF zum Ausdrucken.
Die Ausleihbestätigung per E-Mail enthält das Rückgabedatum als Kalendereintrag (.ics) — so hat die ausleihende Person den Termin gleich im Blick.
Dein Team verlängert mit einem Klick. Auf Wunsch verlängert die Person selbst — über den Link in der Erinnerung oder im Kundenportal. Deine Regeln gelten: Höchstzahl an Verlängerungen, keine Verlängerung bei einer Vormerkung oder ab einer Mahnstufe.
Heute fällig, überfällig, diese Woche fällig, abholbereit, manuell erinnern, letzte Mahnstufe erreicht: Das Dashboard zeigt, worum Du Dich heute kümmern musst. Die Glocke meldet Neues, auf Wunsch als Zusammenfassung am Morgen.
Reservierungen
Eine Wahrheit für die Verfügbarkeit — ob Theke oder Ausleih-Shop.
Reserviere direkt für eine Person — z. B. „Beamer für nächsten Samstag“. depositoo prüft die Verfügbarkeit für genau diesen Zeitraum und warnt bei Überschneidungen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, auch wenn zwei im Team gleichzeitig bestätigen.
Über zwei, vier oder acht Wochen siehst Du je Objekt, was verliehen, überfällig, bestätigt oder angefragt ist.
Reservierungen haben eine einstellbare Abholfrist, mit Erinnerung am Vortag. Wird nicht abgeholt, verfällt die Reservierung und das Material ist wieder frei — ebenso bei Anfragen, die lange unbeantwortet bleiben.
Bei der Abholung wird aus der Reservierung mit einem Klick der Verleihvorgang — Person, Objekte und Rückgabedatum sind schon ausgefüllt.
Anfragen aus dem Ausleih-Shop sind Reservierungen mit Wunschzeitraum. Der Shop zeigt schon beim Anfragen, ob etwas frei ist — und wann es wieder frei wird.
Mehr zum Ausleih-Shop →Das Ende der Reservierung wird zum Rückgabedatum des Verleihs — Erinnerungen und Mahnungen greifen automatisch.
Vormerkungen
Ist etwas verliehen, merkst Du die nächste Person vor — an der Theke. Oder sie trägt sich im Ausleih-Shop mit „Benachrichtigen, wenn verfügbar“ selbst ein.
Kundenportal
Über einen persönlichen Link sieht die ausleihende Person ihre Ausleihen mit Rückgabedatum, ihre Reservierungen, Vormerkungen und offenen Gebühren. Dort kann sie verlängern, Reservierungen stornieren, Vormerkungen zurückziehen und die Rückgabetermine in ihren Kalender übernehmen. Den Link gibt es in den Mails — oder auf Anfrage im Ausleih-Shop.
Das Kundenportal ist optional und wird von Dir eingeschaltet.
Leihregeln, Gebühren & Kaution
depositoo prüft beim Verleihen, ob alles passt.
Höchstzahl gleichzeitiger Ausleihen — gesamt, je Kundenkategorie oder je Objekt-Kategorie. Dazu ein Mindestalter je Kategorie oder Objekt, geprüft über das Geburtsdatum.
Sperre Personen manuell mit Grund oder automatisch ab einer Mahnstufe bzw. ab einem offenen Gebührenbetrag. Abgelaufene Kundenausweise fallen beim Verleih sofort auf.
Verstöße zeigt depositoo beim Verleihen deutlich an. Wer das Recht dazu hat, übergeht sie — aber nur mit einer Begründung.
Leihgebühr, Säumnisgebühr, Schadens- und Ersatzkosten: depositoo erfasst die Beträge, Du markierst sie als bezahlt oder erlässt sie. Bezahlt wird vor Ort — depositoo wickelt keine Zahlungen ab.
Kaution je Kategorie vorschlagen, bei der Ausgabe erfassen und bei der Rückgabe zurückgeben oder ganz bzw. teilweise einbehalten.
Quittung als PDF für die ausleihende Person und CSV-Export der Gebühren für Kasse oder Buchhaltung.
FAQ
Ja, wenn Du die Erinnerungen einschaltest. Wann erinnert und in welchen Stufen gemahnt wird, legst Du selbst fest. Personen ohne E-Mail-Adresse oder mit unzustellbarer Adresse erscheinen in der Liste „Manuell erinnern“ – mit Telefonnummer und Mahnbrief als PDF.
Ja, sofern Du es erlaubst – über den Link in der Erinnerungsmail oder im Kundenportal, ohne Account. Deine Regeln gelten dabei genauso: Höchstzahl an Verlängerungen, keine Verlängerung bei einer Vormerkung oder ab einer Mahnstufe.
Nein. depositoo erfasst Leihgebühren, Säumnisgebühren, Schadens- und Ersatzkosten sowie die Kaution. Bezahlt wird vor Ort; Du markierst die Beträge als bezahlt oder erlässt sie.
Nein. Erinnerungen, Vormerkungen, Gebühren und das Kundenportal schaltest Du nur ein, wenn Du sie brauchst. Beim Registrieren wählst Du ein Nutzungsprofil, das passende Voreinstellungen setzt – alles bleibt später änderbar.
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