Verleih & Rückgabe
Ein Assistent führt Dich durch jede Ausleihe — mit Ausweis-Scan, Verfügbarkeits- und Regelprüfung, Rückgabedatum und digitaler Unterschrift. Und bei der Rückgabe genügt ein Scan des QR-Codes.
30 Vorgänge pro Monat und 50 Inventar-Objekte kostenlos
Ausleihe
Am Schreibtisch, mit dem Tablet oder dem Smartphone direkt an der Ausgabe — im Fokus-Modus ohne Ablenkung. Oder mit der depositoo App.
Personalausweis fotografieren (deutsch oder niederländisch), den QR-Code einer Verleihkarte scannen oder die Daten von Hand eingeben. Neue Personen speicherst Du auf Wunsch gleich als Stammkunden.
Objekte per Suche, QR-Etikett oder Barcode hinzufügen — oder ein ganzes Set übernehmen — und die Menge festlegen. depositoo prüft Verfügbarkeit und Leihregeln, schlägt je Objekt das Rückgabedatum vor und zeigt die Zubehör-Checkliste. Kaution und Zustandsfotos erfasst Du gleich mit.
Die Person liest den Leihvertrag — inklusive Zusatzbedingungen der Kategorien — und unterschreibt digital mit Finger oder Maus.
Die Ausleihbestätigung entsteht als PDF mit QR-Code und geht auf Wunsch direkt per E-Mail raus — mit dem Rückgabedatum als Kalendereintrag.
Schnell zwischendurch
Für die schnelle Direktübergabe — etwa an Kolleginnen und Kollegen — wählst Du die manuelle Ausgabe. Der Vorgang wird genauso erfasst, nur ohne Unterschrift.
Ausleihbedingungen
Hinterlege Deinen Ausleihvertrag als Lang- und Kurzfassung. Je Kategorie ergänzt Du Zusatzbedingungen — z. B. für Werkzeug oder Technik —, die Unterkategorien erben. Vor der Unterschrift sieht die Person den kombinierten Vertrag.
Unterschrieben wird direkt auf dem Bildschirm. Unterschrift und genauer Vertragswortlaut werden mit dem Vorgang gespeichert — kein Papier, kein Ablegen.
Ausleih- und Rückgabebestätigung entstehen automatisch als PDF und lassen sich direkt an die ausleihende Person schicken.
Rückgabe
Den QR-Code der Bestätigung scannen und den Vorgang abschließen.
Für jedes Objekt wählst Du „OK“, „Mangelhaft“ (mit Beschreibung) oder „Nicht dabei“. Mangelhafte Vorgänge bekommen einen eigenen Status und tauchen auf dem Dashboard auf, bis sie geklärt sind.
Pro Objekt trägst Du die zurückgegebene Menge ein und hakst das Zubehör ab. Was noch fehlt, bleibt offen — fehlendes Zubehör macht die Rückgabe mangelhaft.
Auf Wunsch unterschreibt die Person auch bei der Rückgabe — einstellbar für Deine Organisation.
Halte den Zustand mit Fotos fest, gib die Kaution zurück oder behalte einen Teil ein und erfasse bei Bedarf eine Schadens- oder Säumnisgebühr.
Auch die Rückgabe gibt es als PDF und per E-Mail — für beide Seiten nachvollziehbar.
Der QR-Code auf der Ausleihbestätigung öffnet den richtigen Vorgang sofort. Ist ein Objekt vorgemerkt, zeigt depositoo gleich, für wen es zurückgelegt wird.
Überblick
„Heute im Verleih“: heute fällig, überfällig, abholbereit, manuell erinnern. Dazu offene Anfragen, fehlerhafte Rückgaben und offene Gebühren — plus Schnellstart für Verleih und Rückgabe.
Filtere nach „Ausgeliehen“, „Überfällig“, „Zurückgegeben“ und „Mangelhaft“. Im Vorgang änderst Du das Rückgabedatum, verlängerst, sendest eine Erinnerung oder erfasst einen Verlust.
Lege fest, nach wie vielen Tagen Vorgänge nach der Rückgabe gelöscht werden — für einen sparsamen Umgang mit Personendaten.
FAQ
Nein. Du wählst pro Vorgang zwischen „Mit Unterschrift“ und „Manuelle Ausgabe“ ohne Unterschrift. Ob auch bei der Rückgabe unterschrieben wird, stellst Du für Deine Organisation ein.
Am schnellsten über den QR-Code auf der Ausleihbestätigung. Alternativ suchst Du in der Vorgangsliste und filterst nach Status.
Du trägst pro Objekt die zurückgegebene Menge ein. Der Rest bleibt im Vorgang offen, bis er zurückkommt.
Ja. Kommt beim Abholen noch etwas dazu, ergänzt Du es direkt im bestehenden Vorgang.
Mehr über depositoo
Account anlegen, ein paar Objekte erfassen, loslegen — kostenlos.