depositoo
Du verleihst Geräte, Material oder Ausrüstung? Mit depositoo erfasst Du, wer was hat — in wenigen Schritten, mit digitaler Unterschrift und Bestätigung per E-Mail. Und Du weißt jederzeit, was zurückgekommen ist.
30 Vorgänge pro Monat und 50 Inventar-Objekte kostenlos
So funktioniert’s
Ein Assistent führt Dich durch jeden Vorgang — am Schreibtisch oder am Tablet direkt an der Ausgabe.
Fotografiere den Personalausweis (deutsch oder niederländisch) und die Daten werden automatisch erkannt. Oder scanne den QR-Code eines Kundenausweises. Oder gib die Daten von Hand ein.
Objekte per Suche oder QR-Etikett hinzufügen, Menge festlegen. depositoo prüft dabei, wie viele Stück noch verfügbar sind.
Die ausleihende Person bestätigt Deine Ausleihbedingungen mit einer digitalen Unterschrift — mit Finger oder Maus. Für die schnelle Direktübergabe gibt es die manuelle Ausgabe ohne Unterschrift.
Die Ausleihbestätigung entsteht als PDF und geht auf Wunsch direkt per E-Mail raus — mit QR-Code, der bei der Rückgabe den Vorgang sofort findet.
Und zurück
QR-Code der Bestätigung scannen, fertig: Du markierst die Rückgabe als in Ordnung oder mangelhaft, erfasst Teilrückgaben mit der zurückgegebenen Menge und ergänzt bei Bedarf nachträglich Objekte. Auf Wunsch unterschreibt die Person auch bei der Rückgabe. Die Rückgabebestätigung gibt es ebenfalls als PDF und per E-Mail.
Alles zu Verleih & Rückgabe →Funktionen
Schluss mit Zetteln, Excel-Listen und der Frage „Wer hat eigentlich den Beamer?“
Vorder- und Rückseite des Personalausweises fotografieren, die Personendaten werden automatisch übernommen. Unterstützt werden deutsche und niederländische Ausweise.
Mehr zum Ausweis-Scan →Hinterlege Deine Ausleihbedingungen in Lang- und Kurzfassung. Die ausleihende Person unterschreibt direkt auf dem Bildschirm; die Unterschrift wird mit dem Vorgang gespeichert.
Ausleih- und Rückgabebestätigungen entstehen automatisch als PDF und lassen sich direkt per E-Mail an die ausleihende Person schicken.
Mehr zu Verleih & Rückgabe →Wer öfter ausleiht, wird als Stammkunde gespeichert und bekommt eine Verleihkarte mit QR-Code als PDF. Beim nächsten Mal genügt ein Scan — wie beim Büchereiausweis. Die Ausleih-Historie pro Kunde lässt sich exportieren.
Mehr zu Verleihkarten →Ausleihen der letzten sieben Tage, offene Vorgänge und Anfragen sowie fehlerhafte Rückgaben auf einen Blick. In der Vorgangsliste filterst Du nach „Ausgeliehen“, „Zurückgegeben“ und „Mangelhaft“ oder findest einen Vorgang per QR-Scan.
Administratoren richten Inventar und Einstellungen ein, Verleiher kümmern sich um Ausgabe und Rückgabe. Wer in mehreren Organisationen arbeitet, wechselt einfach zwischen seinen Accounts.
Attribute und Kategorien frei erstellen
Dein Bestand — sauber sortiert, beschrieben und etikettiert.
Jedes Objekt bekommt Name, Beschreibung, Bild und einen eindeutigen Code. Mengen führst Du getrennt nach in Ordnung, defekt, verloren und verkauft — so weißt Du, was wirklich verleihbar ist.
Ordne Objekte in Kategorien mit Unterkategorien. Eigene Attribute (Zahl, Preis, Datum, Text, Datei) bündelst Du in Vorlagen und weist sie Kategorien zu — z. B. Seriennummer und Kaufdatum für alle Elektrogeräte.
Drucke Etiketten mit QR-Code, Text und Deinem Logo — für ein einzelnes Objekt, eine Auswahl oder alle gefilterten Objekte auf einmal. Die Standardvorlage misst 23 × 23 mm.
Bestehende Listen übernimmst Du als CSV oder Excel: depositoo schlägt die Spaltenzuordnung vor, zeigt eine Vorschau und legt fehlende Kategorien und Felder auf Wunsch gleich mit an. Der Export lässt sich jederzeit wieder importieren.
Ausleih-Shop
Aktiviere Deinen öffentlichen Ausleih-Shop mit eigener Adresse. Interessierte stöbern in Deinen Kategorien, legen Objekte in den Warenkorb, geben einen Wunschzeitraum an und schicken ihre Anfrage ab.
Anfragen bearbeiten
Alle Anfragen landen gesammelt bei Dir. Du prüfst die Verfügbarkeit, antwortest per E-Mail — mit Antwortvorlagen, die den Namen automatisch einsetzen — und nimmst an, lehnst ab oder stellst eine Rückfrage. Angenommene Anfragen machst Du mit einem Klick zum Verleihvorgang. Reservierte Objekte siehst Du direkt im Inventar.
Für wen?
Vom Vereinsheim bis zum Firmenlager — depositoo passt sich an Deinen Bestand an.
Zelte, Bierzeltgarnituren, Trikots, Sportgeräte und Technik an Mitglieder verleihen — mit Verleihkarte und Online-Katalog.
Mehr erfahren →Für Firmen, Parteien und Verbände: Roll-ups, Pavillons und Theken an Teams oder Ortsverbände ausgeben.
Mehr erfahren →Werkzeug, Messgeräte und IT an Mitarbeitende ausgeben — mit digitaler Quittung und Seriennummern.
Mehr erfahren →Tablets, Kameras, Sport- und Lehrmaterial an Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler verleihen.
Mehr erfahren →Online-Katalog, Verleihkarte wie in der Bücherei und Rückgabe mit Zustandsprüfung.
Mehr erfahren →Festgarnituren, Beamer oder Spielmobil an Bürgerinnen, Bürger und Gruppen verleihen.
Mehr erfahren →Datenschutz & Sicherheit
Wer verleiht, verarbeitet personenbezogene Daten. depositoo hilft Dir, das DSGVO-konform zu tun.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließt Du direkt in depositoo ab — ohne Papierkram.
Lege fest, nach wie vielen Tagen Vorgänge nach der Rückgabe — oder bei überfälliger Ausleihe — gelöscht werden.
Sichere Deinen Account zusätzlich mit einer Authenticator-App ab. Dazu kommen Passwortregeln und ein Hinweis vor dem Ablauf der Sitzung.
Jede Organisation arbeitet in ihrem eigenen Bereich. Über Rollen steuerst Du, wer Inventar und Einstellungen verwalten darf.
Preise
Starte kostenlos. Wenn Du mehr brauchst, zahlst Du nur für das, was Du tatsächlich nutzt.
Free-Tarif
0 €
pro Monat
Nach Nutzung
Pro Vorgang & Objekt
monatliche Abrechnung
FAQ
Eine Web-App für alle, die Gegenstände verleihen: Du verwaltest Dein Inventar, erfasst Ausleihen mit digitaler Unterschrift, verschickst Bestätigungen per E-Mail und behältst Rückgaben und Mängel im Blick. Optional nimmst Du über einen öffentlichen Ausleih-Shop Anfragen entgegen.
Im Free-Tarif sind 30 Vorgänge pro Monat und 50 Inventar-Objekte kostenlos. Brauchst Du mehr, rechnen wir Vorgänge und Objekte über dem Freikontingent monatlich ab — Du kannst jederzeit in den Free-Tarif zurückwechseln.
Nein. Du wählst pro Vorgang zwischen „Mit Unterschrift“ und „Manuelle Ausgabe“ ohne Unterschrift. Ob auch bei der Rückgabe unterschrieben wird, stellst Du für Deine Organisation ein.
Deutsche und niederländische Personalausweise. Den Scan kannst Du jederzeit überspringen und die Daten von Hand eingeben — oder einen Stammkunden über seinen Kundenausweis laden.
Ja. Importiere Deine Liste als CSV oder Excel (XLSX/XLS). depositoo schlägt die Zuordnung der Spalten vor, zeigt Dir vorab eine Vorschau und überspringt fehlerhafte Zeilen. Vorhandene Objekte werden über ihren Code aktualisiert.
Du markierst die Rückgabe als mangelhaft. Der Vorgang bekommt den Status „Mangelhaft“ und erscheint auf dem Dashboard unter den fehlerhaften Rückgaben, bis Du ihn geklärt hast.
Erstelle Deinen kostenlosen Account und leg Deinen ersten Vorgang in wenigen Minuten an.